column コラム

Web会議を行うためには、ネットを通じて音声、映像、資料の共有を行う必要があります。コロナ禍以降、テレワークやWeb会議が常識的なコミュニケーション手法となりつつあります。必要に迫られWeb会議の環境を早急に立ち上げようとしても、非常に多くの種類の実現方法があるため、どのように選べばいいのか？と悩まれる方も多いでしょう。
本コラムは、Web会議システムの基本から選び方、導入のポイントまでをわかりやすく解説します。
本コラムでは以下のような疑問にお答えします。

自社にとって最適なWeb会議システムを選定するためは、次の３つのポイントを押さえて検討する必要があります。

１）Web会議システムの種類を理解する
２）Web会議の規模や参加人数を明確にする
３）特に重視したい項目を明確にする

１）Web会議システムの種類を理解する

現在の主要なWeb会議システムは大きく2つの種類に分かれます。

【クラウド型Web会議システム】
インターネット環境で利用可能な Zoom、Microsoft Teams、Google Meet などのツールを利用するシステムです。導入がとても簡単ですぐにスタートできます。また、社内だけの閉じたシステムではなくパブリックな側面があるため、社外や海外ともストレスなくWeb会議が可能です。

【オンプレミス型Web会議システム】
自社のサーバー境にWeb会議システムを構築します。サーバーはAWSやazureなど仮想サーバー上への構築も可能なため、高いセキュリティレベルが求められる企業や公的機関、教育機関などで導入されています。セキュリティ面から社内以外からの接続には複雑な設定が必要な場合があります。導入コスト及びランニングコストが比較的高額で、運用スキルも必要となります。

自社にとって最適なWeb会議システムを選定するにあたり、まずはクラウド型かオンプレミス型かどちらで構築するのかを決定する必要があります。

２）Web会議の規模や参加人数を明確にする

アストロサーブは今まで非常に多数のWeb会議システムのご相談を頂いて来ましたが、その経験からWeb会議の規模や参加人数について次の３つのパターンに分けてご提案しています。

【小規模Web会議システム】
参加人数：1～10名程度
おすすめのシステムは、「オールインワンデバイスシステム」です。カメラ、マイク、スピーカーが一体となった設置が簡単なWeb会議システムです。ディスプレイ以外が一体となっているためデバイスの設定が不要で会議室に入ればすぐにWeb会議を始めることができます。ハドルルームが複数あるような場合にも適しています。

小規模会議室ソリューション

【中規模Web会議システム】
参加人数：20名程度
おすすめのシステムは、「シーリングマイク・スピーカーシステム」です。参加人数が10名を超えてくるとマイクやカメラの配線が煩雑になったり、Web会議の準備や後片付けが大変になっていきます。そのような面倒な作業を無くし、配線のないスッキリとしたWeb会議を可能にするのが「シーリングマイク・スピーカーシステム」です。天井に埋め込まれた高精度のマイク・スピーカーシステムは、人数が多く発言者の距離が離れている場合でもきれいに集音することが可能で、会議の途中で音声が途切れてしまうトラブルを未然に防ぐことができます。すべてのデバイスは設置済みのため、参加者は着席するだけですぐにWeb会議を始めることができます。

中規模会議室ソリューション

【大規模Web会議システム】
参加人数：30名以上
おすすめのシステムはハイブリッド会議システムです。 30名以上が参加する大会議室では、オフラインの参加者に加え、オンライン参加者がいるケースが増えており、システムの柔軟な対応が求められています。ハイブリッド会議システムを導入することで、高品質なマイク・スピーカー・カメラを活用し、クリアな音声と映像で円滑なコミュニケーションを実現できます。
さらに、大型ディスプレイやプロジェクターと連携し、資料や遠隔参加者の映像を見やすく表示することで、臨場感のある会議が可能になります。タッチパネルを活用すれば、システムの切替や音量調整、カメラ操作を直感的に管理でき、スムーズな進行をサポートし、会議の効率向上に貢献します。また、アストロサーブでは、要望の多いWeb会議システムと既存のテレビ会議システムの切替についても最適な提案が可能です。

大規模会議室ソリューション

３）特に重視したい項目を明確にする

Web会議システムの導入をご検討になる場合、新たにシステムを導入する何らかの理由が存在しているのではないでしょうか。お客様の会議環境において何らかのお困りごとがあり、その課題を解決するためにシステム導入をご検討されることがほとんどです。 ここでは、現在のお客様の課題例をいくつかご紹介し、その課題をどのようなWeb会議システムで解決できるかをご紹介いたします。

課題１「音声に関する課題」
発言途中で急に音声が途切れたり、マイクから離れた場所の発言者の声が聞き取りにくかったり、ノイズが多く会話が聞こえにくいなどの課題はありませんか。アストロサーブでは、現在利用中のWeb会議システムの構成を確認し、デバイスやソフトの種類を把握した上で、最適なWeb会議環境をご提案しています。具体的には、「オールインワンデバイスシステム」や「マイク・スピーカーシステム」を導入し音声環境を改善します。「マイク・スピーカーシステム」でマイクのタイプを選定する場合にはWeb会議の目的や部谷の環境を考慮する必要があります。たとえば、プレゼンテーションなど特定の話者の声を収音する場合には、収音範囲の狭いハンドマイクが適していますし、会議で複数の参加者の声を均一のクオリティで収音するにはシーリングマイクが適しています。
また、会議室の環境が原因で音声が聞き取りにくい場合もあります。その際は、「反響音対策システム」などをご提案し、音響環境の最適化をサポートします。 さらに、会議の内容を室外に漏らしたくない場合には「サウンドマスキングシステム」をご提案し、プライバシーを確保します。

課題２「映像に関する課題」
1人1台のPCを持ち寄り簡易にWeb会議する場合には、1アカウントにつき1台ずつのカメラが割り当てられているため、このような映像に関する課題は少ないかも知れませんが、大人数での会議の場合、発言者がカメラに映らず発言の意図が伝わらなかったり、広い会議室のため広角の撮影になって誰が発言しているかわからいといった課題はありませんか。この場合、特におすすめしているのが、「自動追尾カメラシステム」です。アストロサーブでは複数のメーカーを取り扱っていますが、ソフトウエアとの相性やカメラそのものの性能を重視してご提案しています。映像に関する課題を感じられる場合には、「自動追尾カメラシステム」をご検討ください。

課題３「運用に関する課題」
既存のWeb会議システムはあるが、特定の社員しかうまく設定できなかったり、Web会議のたびに準備や後片付けを行う必要がある場合など、Web会議の運用に関する課題はありませんか。アストロサーブがご提案する「シーリングマイク・スピーカーシステム」なら、すべてを設置時に初期設定していますので、実際のWeb会議を行う際には誰でも簡単に高音質・高画質のWeb会議を始めることができます。Web会議に必要な機器は、天井・壁に既設されていますので、準備や後片付けの必要が無く会議に集中することが可能です。